De fleste bedrifter som driver med salg av varer eller tjenester, og som ønsker umiddelbar betaling mot bytte av produkt eller tjeneste, må benytte seg av en form for et POS-system.
Selv om man kun ønsker å benytte seg av Vipps eller kontanter som betalingsform, så er det mange krav til bokføring av salg og bruk av pos-systemer. Alle salg må dokumenteres, og alle som ønsker det må kunne bli tilbudt en kvittering enten digitalt eller fysisk i papir. For å imøtekomme disse rettslige kravene, så kommer man ikke unna å ha et POS-system.
Heldigvis, så er det kommet svært mange hendige løsninger og billige POS-systemer de siste årene, hvorav mange er mobile og tar utgangspunkt i et nettbrett som kobles opp mot et trådløst mobil betalingsterminal som er koblet opp mot nettbrettet ved hjelp av bluetooth eller WiFi. Slike mobile POS-systemer kan man få svært billig, og ofte koster det ikke mer enn et par hundrelapper i måneden og leie et slikt system, og sjeldent mer enn et par tusenlapper å kjøpe for lengre bruk.
I dette innlegget skal vi hjelpe deg som skal velge et POS-system. Dette gjør vi ved å la deg å reflektere over viktige spørsmål som etter å bli besvart, vil kunne gi deg en god innsikt som vil bidra med å la deg gjøre et mer gjennomtenkt valg av POS-system til deg og din bedrift.
Hvor mye salg forventer du?
Dette spørsmålet er det svært viktig for enhver som trenger et POS-system, å få besvart. De fleste avtaler knyttet til transaksjonsgebyrer på kortterminaler, og kapasitet på kassesystemet, er knyttet til totalt salg og pågang.
Dersom man kan vise til at man har, eller forventer å omsette i millionklassen med kort og mobilbetaling, kan man ofte forhandle seg til svært lave transaksjonsgebyrer. For de som ikke vet det, så er transaksjonsgebyrer en prosent av salgssummen som betales til system-operatøren av betalingsterminalen.
Fordelen med bankaxept-aksept på sin betalingsterminal
Dersom man forventer å omsette for mer enn et par tusenlapper i året, altså drive en seriøs forretning som ikke er hobby-relatert, så bør man velge et betalingssystem som støtter bankaxept. Bankaxept er det mest brukte betalingssystemet i Norge, og ved å ha en betalingsterminal som støtter dette, så kan man ha gleden av å få ubetydelige transaksjonsgebyrer på kort-betalinger gjort med bankaxept debetkort.
Betalingsterminaler som benytter visa og mastercard sine egne systemer, i motsetning til bankaxept, tar ofte transaksjonsgebyrer mellom 1-3% per transaksjon. Dette blir fort svært dyrt, og for en bedrift som har en omsetning på 3 med bankaxept debetkort millioner kroner i året, så vil en transaksjonsgebyr på 2% utarte seg til hele 60’000 kr. Det er viktig å merke seg at disse gebyrene kommer i tillegg til programvare leie, og det fysiske betalingssystemet.
Med en innebygd bankaxept-løsning på betalingsterminalen derimot, ligger transaksjonsgebyret på et par usle øre per transaksjon. Som regel ligger denne på under 50 øre, for større bedrifter med mange transaksjoner, så er dette gebyret ofte nede på 20 øre per transaksjon.
Dersom man driver en bedrift, og har 6000 bankaxept-transaksjoner i året, der hver transaksjon ligger på gjennomsnittlig 500 kr, så vil man kun måtte betale maks 3000 kr i transaksjonsgebyrer. Sammenlign gjerne dette eksempelvis iZettle som per 21.3.2019 har flate transaksjonsgebyrer på 1.75%. Med iZettle så hadde man måtte punge ut med 52’500 kr i rene gebyrer, sammenlignet med 3000 kr overfor.
For de fleste bedrifter vil derfor en betalingsterminal med bankaxept-støtte, lønne seg i det lange løp. Det er dog verdt å merke seg at transaksjonsgebyrer for utenlandske kort (ikke-bankaxept) og kredittkort, er høyere, og igjen blir en prosent av det totale transaksjonsbeløpet. Men heldigvis, så er den store majoriteten av bankkort som benyttes i Norge, bankaxept debetkort.
Hva slags type bedrift og næring driver du?
Forskjellige bedrifter og næringer, trenger svært forskjellige POS-systemer og betalingsløsninger. Derfor er det svært viktig å finne et POS-system som er skreddersydd etter sine egne særegne behov.
Der en butikk som også driver med nettsalg, gjerne trenger at kassasystemet, regnskapssystemet, varelageret og netthandel-systemet integreres mot hverandre, så vil en restaurant trenge en smart bord-løsning og kjøkken-skjerm.
Det er ingen vits å betale for systemer og løsninger man ikke trenger, så derfor er det viktig å finne et POS-system som imøtekommer de ønsker og behov man har.
Skal du selge fra et stasjonært punkt, mobilt, på farten, eller en kombinasjon av de tre?
De siste årene, er det komme mange flotte mobile POS-systemer og betalingsløsninger. Disse nye systemene og løsningene, åpner for at man lett kan drive salg fra bod, kjøretøy, på farten, på messer, eller i et annet scenario.
Dersom man også nettopp har startet opp bedriften sin, og ikke forventer at salgene kommer til å ta av helt i starten, kan man ofte spare mye penger ved å velge seg et enklere og mobilt POS-system.
Mange systemer i dag, er så brukervennlige og lette at alt man trenger er en app på sin egen smarttelefon eller nettbrett, og en mobil betalingsterminal for å komme i gang.
I noen tilfeller kan det være lurt å ha begge deler. Et typisk scenario der både en stasjonær og et mobilt system er svært praktisk, er på restauranter med bord-service. Er det en ting kunder misliker, så er det å måtte reise seg opp å stelle seg i kø for å betale ved baren. Derfor, bør enhver seriøs restaurant med bordservice ha mobile betalingsterminaler som fungerer ved bordene.
Mange nye mobile betalingsterminaler er svært smarte, og kan lett integreres opp mot POS-systemet og bordløsningen. Når en slik løsning er på plass, så kan servitører trykke inn bordnummeret på betalingsterminaler, for deretter å automatisk få opp regningen for bordet.
Hvilke integrasjonsløsninger trenger du?
Det finnes mange smarte løsninger som gjør at forskjellig maskinvare og programvare kan kommunisere med hverandre. Som et utgangspunkt, så bør i hvert fall alle bedrifter ha en smart integrasjonsløsning mot regnskapsprogrammer. Dette gjør at mva, salg, varekostnad og andre tall, automatisk plottes inn på regnskapet. Dette vil frigjøre mye tid til daglig leder, som kan bruke den frigjorte tiden på å bygge opp bedriften og tilby bedre tjenester og produkter.
I tillegg til regnskapsintegrasjon, så finnes det også smarte løsninger som integrasjon av varelager og POS-system til nettbutikk, nettbestilling for mat til restauranter, kalendersystemer for salonger og bordreservering, med mer.
Leie eller kjøpe?
Å leie eller å kjøpe POS-systemet, er et spørsmål mange bedriftseiere stiller seg selv når de starter opp. Det er dessverre ingen fasitsvar på dette, men i utgangspunktet, så bør man regne på hvor mange måneder man forventer å ha utstyret i bruk før man trenger å skaffe seg nytt, og deretter finne ut hvorvidt man vil tjene eller spare penger ved å leie sammenlignet med å kjøpe.
